Origen de Organización y Sistemas

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

La evolucion que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de O y S se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atencion que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluacion en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Sistemas, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica"

Personal de Organización y Sistemas

El personal que labora en Organización y Sistemas se conoce como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

• Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodologia de la investigación.
• Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organogramas,diagrmas de flujo y distribución de espacio.

El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

FUNCIONES

1. De acuerdo a las políticas de desarrollo estratégico emanadas del Estado Mayor de la Defensa, dictar las normas a seguir en materia de Organización y Sistemas.

2. Realizar investigaciones, diagnósticos y análisis que sirvan de base para la constante actualización de la organización estructural y funcional del Sector Defensa.

3. Orientar, asesorar y coordinar la realización de estudios en materia de desarrollo administrativo del Sector Defensa

4. Diseñar y participar en los proyectos, planes y programas de reorganización macro-estructural del Sector Defensa, a los fines de garantizar un crecimiento armónico y coherente de las Fuerzas Armadas en esta materia.

5. Evaluar los efectos de reorganización del Sector Defensa, con miras a garantizar que los mismos se adecuen a los principios técnicos y doctrinarios vigentes dictados por el Estado Mayor de la Defensa.

6. Elaborar desde el punto de vista administrativo, las normas, los planes y programas que en materia de sistemas y procedimientos sean necesarios.

7. Supervisar la implantación y evaluar los resultados a través de auditorias administrativas, de las medidas recomendadas en materia de Organización, Sistemas y Procedimientos.

8. Dirigir y coordinar la realización de Estudios de Métodos de Trabajo.

9. Participar en los estudios de Distribución de Espacio de Oficinas a ser realizadas en el Ministerio de la Defensa.

10. Dirigir y coordinar el diseño, elaboración y control de los formularios que se originen en la División.

11. Elaborar los documentos normativos generales que sobre aspectos estructurales y funcionales se requieran en el Sector.

12. Determinar conjuntamente con los organismos implicados, los recursos necesarios para la implantación de nuevas estructuras organizativas en el Sector.

13. Prestar el asesoramiento técnico a las distintas dependencias del Sector en materia de su competencia.

14. Prever que los Manuales de Organización del Sector Defensa estén actualizados.

15. Elaborar y mantener actualizado el Manual de Normas, Sistemas y Procedimientos de la Dirección General de Planificación y Presupuesto.

16. Solicitar, recibir, revisar y consolidar la información proporcionada por los programas presupuestarios y demás dependencias que conforman el Sector Defensa, para la elaboración y distribución de la Memoria y Cuenta y Mensaje Presidencial.

17. Elaborar el Plan de Actividades de la División Organización y Sistemas, así como consolidar el de la Dirección General de Planificación y Presupuesto.

18. Las demás que por su naturaleza le sean asignadas.